Case: Veiligheidsregio Noord-Holland Noord (2)

Het verbeterteam verkeert in een hele creatieve fase van plakken, knippen, doen, bepraten, bespreken, aannames kraken en nieuwe hypothesen opstellen. Op sommige delen van deze keten heb je direct en rechtstreeks invloed en op sommige delen niet.

Benut de verbeterkansen

Doordat Martin en zijn team er steeds meer op zijn gebrand om tot verbeteringen te komen en tot versnelling van het gehele werkproces in de totale keten, zien zij steeds meer verbeterkansen op allerlei vlakken. Er groeit een helder bewustzijn en er ontstaat inzicht, gedreven door passie en gevoed door de juiste datastromen. Door de data zien ze beter wat er nu werkelijk werkt.

De eerste verbetering door de ambulances al direct uit te sturen, hebben we al besproken in deel 1 van deze blog.

Het cardiogram is voortaan leidend

Een tweede verbetering is in beeld gekomen door naar het moment te kijken waarop een cardiogram gemaakt werd. Het cardiogram, oftewel hartfilmpje, is immers leidend voor de vraag of iemand nu wel of niet gedotterd moet worden. Als je dat vijf minuten eerder weet, dan kun je al eerder de acties in gang zetten om te zorgen dat je in dat ziekenhuis komt en dat de hartspecialisten daar klaar staan. Het gaat er dus niet alleen om zo vroeg mogelijk die zaken te doen (Do), zodat de Check ook sneller gedaan kan worden, maar het is ook zaak om de juiste check zo snel mogelijk te doen, waardoor je Act eerder kunt inzetten.

Pas het protocol aan

Het is om deze reden dat het cardiogram zo vroeg mogelijk gemaakt dient te worden. Hierdoor kun je ook eerder op pad met de patiënt als uit het cardiogram blijkt dat hij inderdaad gedotterd dient te worden. Op welk moment werd voorheen dat cardiogram gemaakt? Voorheen was het zo dat de ambulanceverpleegkundige toch eerst met de patiënt ging praten. Dit protocol is bij een patiënt met een hartinfarct inmiddels veranderd. Het is nu zo dat de ambulanceverpleegkundige nog altijd met de patiënt gaat praten, maar de tweede ambulancemedewerker, die tevens chauffeur is op de ambulance, maakt ondertussen al direct het cardiogram. Komt hieruit naar voren dat er gedotterd gaat worden, dan start er in feite een nieuw PDCA-cyclus: een nieuw plan op basis van de aangetoonde urgentie die in de vorige cyclus getoetst en gevalideerd is.

Laat geen kostbare tijd verloren gaan

Een derde verbetering weet Martin met zijn team aan te brengen door de data verder te analyseren. Wat liet de data aan Martin zien? Juist in de overgangen, waarbij de ene verantwoordelijke partij de patiënt overdraagt aan de volgende partij, gaat er regelmatig kostbare tijd verloren. De patiënt is als het ware verdwenen van de radar van de ambulancezorg en is nog niet helemaal zichtbaar op de radar bij het ziekenhuis.

Tussen wal en schip

Het lijkt er bijna op alsof die tussentijd niet meetelt en of de tijd pas weer ingaat, als het ziekenhuis het stokje formeel ook daadwerkelijk overneemt. Dus de ambulancemedewerkers maken haast om de patiënt af te leveren bij de eerstehulppost. En het ziekenhuispersoneel gaat weer hard voor de patiënt aan de slag vanaf het moment dat ze de status van de patiënt kennen. In de tussentijd kan het echter zomaar voorkomen dat een patiënt toch een paar minuten in de wacht staat. Tussen wal en schip eigenlijk.

Elimineer overbodige tussenstappen

Daarbij valt het Martin op dat er vanaf de aankomst in het ziekenhuis gemiddeld nog drie minuten met een patiënt moet worden rondgereden voordat deze in de dotterkamer is. Maar als vanuit het hartfilmpje al duidelijk is dat er gedotterd moet worden: waarom zouden we met die patiënten niet direct naar de dotterkamer gaan? Daarmee sla je de SEH over die – vooral in het weekend – altijd hectisch is. Een omgeving bovendien die ook niet helpt als je haast wilt maken. Dus daar waar de ambulance zijn best doet om zo snel mogelijk op de SEH te komen en daar waar de ziekenhuismedewerkers op hun beurt hun best doen om de patiënt zo snel en veilig mogelijk naar de dotterkamer te rijden, daar konden met één structurele ingreep tot twee keer toe minuten worden gewonnen.

Het PDCA-handboek 'Datacratisch werken' In dit complete PDCA-boek komt het hele spectrum van datacratisch werken aan bod. Dit is een splinternieuwe, veelbelovende manier van werken. De auteur gaat uitgebreid in op de basisprincipes van PDCA, continu verbeteren en leerprocessen in organisaties.bekijk het PDCA-handboek 'Datacratisch werken'

Data leidt tot fundamenteel inzicht

Door met passie en inzicht gebaseerd op data en nu aangevuld met conscious control de routes te reconstrueren die de patiënt aflegt, valt pas op dat de minutenlange wandeling niet zozeer sneller zou moeten worden afgelegd, maar in zijn geheel kan worden overgeslagen. Dit is waar data leidt tot een fundamenteel inzicht in de Check-fase. Door dit soort inzichten kom je tot veel meer bewustzijn. Je houdt overzicht op het gehele traject door het gehele traject te meten en de data vervolgens kritisch te beschouwen. Door dit te delen met professionals worden zij zich meer dan ooit bewust van de tijd die iets in zijn totaliteit kost. Het inzicht dat de SEH voor patiënten van wie al is vastgesteld dat ze gedotterd moeten worden letterlijk en figuurlijk niet de beste afleverplaats is met het oog op een zo snel mogelijke behandeling, vraagt wel om een wat rigoureuze aanpassing van de aanrijroute van de ambulance.

Call-to-balloon

Na de passie waaruit het plan om te versnellen ontstaat en na de Do-fase die allerlei data en tussentijden van het gehele traject heeft opgeleverd, ontstaat er nu een vorm van conscious control. Die zorgt ervoor dat professionals zich bewuster dan ooit worden op welke punten en op welke manieren tijdwinst is te behalen. Er is zicht op het totale traject en daarmee op de gehele keten gekomen. Professionals krijgen hierdoor meer regie en meer grip op het gericht versnellen van het gehele tijdstraject. Mensen zien hoe lang elke tussenstap in de praktijk in beslag neemt om te komen van call-to-balloon. Ze gaan zelf ingrijpen en zelf beslissingen nemen waar dat mogelijk is én waar dat nodig is om die tijd te verkorten.

Beschouw elkaar als afhankelijke ketenpartners

In de case van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord gaat het om het gegeven dat alle ketenpartners, zoals de ambulancemedewerker, de ziekenhuismedewerker, de Coronary-Care-Unit (CCU)-verpleegkundigen, de anesthesioloog en de interventiecardioloog elkaar als gezamenlijke ketenpartners gaan zien.

Breng de totale doorlooptijd in kaart

Gezamenlijk analyseren ze waar de totale tijd die het kost om een patiënt te helpen aan op gaat. De stopwatch staat daarbij pas stil als de dotterbehandeling daadwerkelijk gedaan is en de stent, het ballonnetje, dus geplaatst is. Het in beeld brengen van de totale doorlooptijd scherpt het bewustzijn van alle handelingen enorm aan. Pas door inzicht te geven voelen mensen de noodzaak om hun proces te verbeteren. Anders blijft iedereen gewoon doorgaan op de oude voet en worden er geen beslissingen genomen. Door dit tijdsverloop integraal in beeld te brengen, ontstaat er voor het eerst ook meer ruimte om in control te komen: het wordt duidelijk waar het werkelijk om draait.

Doe nooit concessies als het gaat om betrouwbaarheid en veiligheid

Uit gesprekken met professionals blijkt bijvoorbeeld dat het nooit alleen maar om snelheid mag draaien. Medische dienstverlening raakt pas op een hoog niveau als snelheid gecombineerd wordt met betrouwbaarheid en veiligheid. Dus enerzijds mogen handelingen nergens afgeraffeld worden, maar anderzijds is het ook op geen enkel moment toegestaan om onnodig tijd te verspillen. Het ontwikkelen van dit bewustzijn zorgt ervoor dat de Check-fase van PDCA op een goede en verantwoorde manier kan worden ingericht.

De feiten spreken voor zich

Als de interventiecardioloog op zich laat wachten, terwijl de patiënt, aangesloten en wel, al acht minuten klaarligt, dan komt dat via de data aan het licht. Al die plekken en momenten waar het proces ook maar enigszins stokt en waar de aansluiting niet perfect is, komen onverbiddelijk aan het licht. Of dat nu door opstopping, vergeetachtigheid, een tweede calamiteit, machtsvertoon, andere prioriteiten of wat dan ook komt, de feiten spreken voor zich. Iedereen wordt zich daar bewust van. De beslissingen liggen voor het oprapen.

Acteer op basis van collectief inzicht

Vanuit het transparant maken van data wordt het monitoren een vanzelfsprekende vervolgstap. Control is niet meer iets wat van bovenaf gebeurt, maar het heeft veel meer met bewustwording, inzicht en openbaring te maken. Zo wordt control, het beheersen van actie of een reeks van acties, een essentieel onderdeel van kwaliteit. Je wordt meester van de situatie. Je neemt vervolgstappen op basis van collectief inzicht. Ineens komt aan het licht dat de responstijden dus gewoon niet haalbaar zijn. En het wordt ineens bekend dat er met een patiënt gemiddeld drie minuten over de gang wordt gereden. Dit was voor veel artsen een openbaring. Terwijl het de bedoeling is om iemand zo snel mogelijk op de dottertafel te krijgen. Die data zorgt automatisch voor meer begrip en controle bij alle professionals.

De harmonica schuift in elkaar

Door een dashboard en door (dynamische) visualisaties zie je het effect van alle interventies, groot en klein. Zo kun je in kaart brengen hoe je de gehele harmonica verder en verder in elkaar schuift. In het geval van de case van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord ziet dat er dan bijvoorbeeld zo uit (zie figuur 1).

Figuur 1: Het harmonica-effect.

Geef je op voor de Dutch BI & Data Science Award

Als je jouw organisatie ook echt innovatief en intelligent acht, geef je dan op voor onze verkiezing. Lees ook deel 3 het slot van deze blog.