Interactieve dashboards in de directiekamer?

Traditionele informatievoorziening

Traditioneel bestonden (en bestaan) verantwoordingsrapportages richting management uit dikke pakken papier met enorm veel grafieken, tabellen en bijbehorende toelichting. Het doorgronden van deze cijferbrij vergt veel tijd en bovendien is het lastig om eenvoudig verbanden te leggen tussen al deze cijfers.

Informatie flexibel en gebruiksvriendelijk aanbieden

Als reactie hierop heeft de BI-wereld afgelopen 20 jaar zijn best gedaan om de informatie flexibel en gebruiksvriendelijk aan te bieden aan het management door de managementinformatie digitaal en dynamisch beschikbaar te stellen met behulp van allerlei Business Intelligence software (Query & Reporting, OLAP, spreadsheets, etc.).

Manager moest leren omgaan met BI tool

Concreet betekende dit dat de manager met Business intelligence tools moest leren omgaan om vervolgens zelfstandig de juiste tabel of grafiek op het scherm te toveren. Ondanks dat hiermee zeer zeker successen zijn behaald, kan ook worden gesteld dat de tools door een gemiddelde manager toch als te ’technisch’ werden ervaren, waardoor deze al snel terugviel op de berg met statische standaardrapportages (al dan niet digitaal).

Voor de gemiddelde manager lastig in gebruik

Er is dus een probleem met de informatievoorziening richting managers: Enerzijds zijn standaardrapportages weliswaar eenvoudig in het gebruik, maar vergen (te) veel analysetijd en geven beperkt inzicht. Anderzijds biedt het traditionele gebruik van BI tools wel dit inzicht, maar blijken deze hulpmiddelen voor de gemiddelde manager toch lastig in het gebruik. Is er dan geen oplossing die voordelen van beide oplossingsrichtingen combineert? Jawel, de oplossing is het interactieve, visuele en dynamische dashboard.

Interactieve, visuele en dynamische dashboards

Laten we eerst eens stilstaan bij wat een dashboard is. De volgende definitie van een dashboard wordt veel gebruikt.

“A dashboard is a visual display of the most important information needed to achieve one or more objectives which fits entirely on a single computer screen so the information can be monitored at a glance”.

Deze definitie maakt duidelijk dat visualisatie van informatie op het scherm kenmerkend is voor een dashboard. Op zichzelf is dat niets nieuws onder de zon, we maken al jaren gebruik van rapportages met mooie grafische weergaven die op een scherm passen. Dit soort rapportages mogen we dus dashboards noemen, maar dat lost het hierboven geschetste probleem nog steeds niet op.

De oplossing zit in de toevoeging: interactieve, visuele en dynamische dashboards. Leveranciers van de betere BI tools hebben de komst van Web 2.0 technologie aangegrepen om dashboards interactief, (meer) visueel en dynamisch te maken:

• Interactief, omdat met een dashboard eenvoudig en zonder enige opleiding kan worden bepaald welke gegevens getoond worden, over welke periode, op welk detailniveau en op welke grafische wijze.
• Visueel, omdat er allerlei nieuwe soorten visualisaties mogelijk worden gemaakt. Waar we traditioneel bij visualisatie dachten aan cirkel- en staafdiagrammen, passen we nu ook visualisaties als heat maps, gauges, fish eyes en data clouds toe. Ofwel, allerlei manieren om informatie beter toegesneden op de vraag weer te geven.
• Dynamisch, omdat een scherm niet uit inkt, maar uit pixels bestaat en daarmee dus ook dynamisch informatie kan tonen. Een treffend en inmiddels bekend voorbeeld hiervan is hieronder te vinden van TED (een organisatie die zich inzet om goede ideeën te delen), waarbij informatie in een grafiek dynamisch in de tijd getoond wordt (klik op play voor een live demonstratie).

Benchmarking

Een toepassing waarbij ook de kracht van nieuwe generatie dashboards duidelijk wordt, is benchmarking. Bij benchmarking worden allerlei ‘eenheden’ met elkaar vergeleken, zoals klanten, producten, vestigingen, regio’s en concurrenten.

Traditioneel leidt dat vaak tot het interpreteren van een cijferbrij, omdat zowel het aantal te vergelijken eenheden als het aantal meetwaarden waarop ze vergeleken kunnen worden, groot is. Bij interactieve dashboards kunnen de eenheden eenvoudig worden geselecteerd, om vervolgens ook nog bijvoorbeeld de tijdsperiode, de grafische weergave en meetwaarden te bepalen.

Dashboards gebruiken zonder training

Wat niet vaak genoeg kan worden benadrukt is dat dashboards kunnen worden gebruikt zonder enige training en technische achtergrond. Het vereiste gebruikersniveau is te vergelijken met het selecteren en boeken van een vakantie via internet.

Het gebruik is dus zeer eenvoudig en intuïtief en technisch gezien kunnen er geen fouten worden gemaakt. Bovendien worden in deze dashboards de resultaten in een split-second getoond, een belangrijke randvoorwaarde om snel inzicht te vergaren.

Conclusie

Geconcludeerd kan worden dat de nieuwe generatie dashboards ten opzichte van de statische rapporten veel meer inzicht geven door interactiviteit en ongekende visualisatiemogelijkheden. Tevens zijn deze dashboards veel eenvoudiger dan de traditionele inzet van Business Intelligence tools. Hieronder is dit grafisch weergegeven.

De vraag is dus niet óf de nieuwe generatie dashboards op grote schaal hun intrede gaan maken in de directiekamers, maar wanneer. Het is daarom verstandig dat Business Intelligence Competence Centers zich alvast gaan voorbereiden op een migratiepad van de huidige wijze van informatievoorziening naar de nieuwe wijze van informatievoorziening, waarbij interactieve, visuele en dynamische dashboards een prominente rol krijgen.

Frank Habers van Inergy.