Inzicht in ziekenhuisactiviteiten met process driven BI

Continu verbeteren een uitdaging

De uitdaging om continu te verbeteren kan alleen als de informatie up to date en snel beschikbaar is. Lang wachten of niet op inzichtelijke wijze gepresenteerde informatie zorgt ervoor dat de focus op verbetering verslapt. Als de informatie à la minute gepresenteerd kan worden zijn de oorzaken makkelijker te herleiden. Bij de lean denkwijze Jidoka worden productieprocessen direct stopgezet zodra er onvolkomenheden aan het licht komen om zo de oorzaken direct op te sporen.

Dit wil men als het ware ook in andere sectoren zoals zorginstellingen. Direct de problemen zichtbaar maken en zoeken naar oplossingen. Met het informatiesysteem ARIADNE kan BI4U de juiste informatie, op het juiste moment, op de juiste plaats in het juiste formaat genereren voor ziekenhuizen. BI4U biedt oplossingen in de hele zorgketen waaronder GGZ, thuiszorg, verpleging en verzorging, gehandicaptenzorg, etc.

Het doel is gehaald!

De afgelopen drie jaar heeft BI4U veel geïnvesteerd in de ontwikkeling van ARIADNE. Het doel is gehaald. Een snel te implementeren, goedkoop en hoogwaardige oplossing om managementinformatie te genereren en te presenteren. Het Slingeland Ziekenhuis, Laurentius Ziekenhuis Roermond en het Reinier de Graaf Ziekenhuis hebben de voordelen van de BI oplossing al geproefd. De basis informatie omtrent productieparameters en DBC’s, personeel, kosten en opbrengsten kunnen snel ontsloten worden. Weg met die eindeloze en onbetrouwbare Excel lijsten. Ziekenhuiscontrollers kunnen zich bezig houden met de taken die ze moeten doen, de bakkenist zijn van de manager. Met ARIADNE krijgt geautoriseerde personeel op een inzichtelijke wijze toegang tot de meest recente en betrouwbare informatie via een gebruiksvriendelijke web-based interface gepresenteerd.

Verder gaan dan Kaizen

Kaizen …. een denkwijze die ook binnen de organisatie van BI4U hoog in het vaandel staat. We gaan verder en hebben daarom Competitive Intelligence ontwikkeld. Met deze BI oplossing kunnen ziekenhuizen benchmarken met andere instellingen om zo continue inzicht te krijgen in hun relatieve performance. Een andere ontwikkeling van BI4U is de Break Down Engine. Met deze oplossing worden de juiste stuurindicatoren afgestemd op de gekozen strategie en doelstellingen. Samen met de klant wordt bepaald op welke Kritische Succes Factoren deze wilt sturen. Dit kan aan de hand van het veel gebruikte INK-model of Balanced Scorecard. Een eventuele andere benadering op basis van klant- of kernwaarden is ook mogelijk. Zo zullen veiligheid, efficiency, loyaliteit en winstgevendheid belangrijke waarden zijn voor ziekenhuizen om de komende jaren in te excelleren. BI4U brengt samen met de klant in kaart welke break down nodig is in KPI’s (voorbeelden) van het hoogste tot laagste organisatieniveau.

Procesgedreven Business Analytics

Hand in hand met de breakdown engine brengt BI4U organisatieprocessen in kaart, oftewel Proces Driven BI. Hierbij worden processen op verschillende abstractieniveaus in kaart gebracht. Om inzicht te krijgen in processen kunnen allerlei tools gebruikt worden zoals de value network. In figuur 1 wordt een voorbeeld gegeven van een dergelijke value network van een pathologisch netwerk in een ziekenhuis. Business Intelligence is zorgen dat er continue inzicht in deze processen is om zo verspilling eruit te halen. BI4U heeft voor ziekenhuizen in grote lijnen de belangrijkste processen in kaart gebracht. Van belang is dat processen een eigenaar heeft, en dat deze inzicht heeft in de performance van zijn processen. Prestatie indicatoren worden aan de processen gekoppeld.

Lean Six Sigma maakt organisaties slimmer

Met kennis over lean six sigma denken de consultants van BI4U mee om organisaties slimmer te maken. Het gaat niet om het eindeloos bouwen van mappings. Het gaat om intelligente oplossingen waardoor organisaties zich kunnen ontwikkelen. Een focus op beheer en onderhoud zorgt voor stilstand, een focus op ontwikkeling voor vooruitgang. BI4U heeft gemerkt dat veel zorginstellingen andere definities voor dezelfde prestatie indicatoren hanteren. Dit maakt onderlinge vergelijking moeilijk. Tevens bestaat er vaak ook onduidelijkheid over business rules tussen het personeel in dezelfde instelling. BI4U probeert zoveel mogelijk zaken te visualiseren, daar mensen veelal in beelden denken. Een voorbeeld hiervan zijn de indicatoren van het OK complex.

Dure kernactiviteit

Het klinische proces is een van de belangrijkste en waarde creërende processen en is tevens een dure kernactiviteit in ziekenhuizen. Zaak is dus om dit proces goed te beheersen. BI4U heeft dit proces in kaart gebracht op basis van desk research en onderzoek bij klanten. Zo is de berekening van bezettingsgraden bij de OK een typische meeteenheid waar onduidelijkheid over is. De ene keer wordt de bezettingsgraad berekend op basis van de sessietijd in de noemer. De andere keer deze berekend op basis van de tijd dat capaciteit aanwezig is op de OK. In figuur 2 is een schematisch overzicht gegeven van mogelijke scenario’s die zich op een OK kunnen voordoen. Op basis hiervan wordt met de klant de definities verhelderd.

Snel en betrouwbaar

BI4U biedt met ARIADNE een standaard oplossing waarmee ziekenhuizen snel en betrouwbaar hun bronssystemen kunnen ontsluiten om zo inzicht te krijgen in hun bedrijfsvoering. Daarnaast wordt met behulp van een aantal standaardrapportages en dashboards deze informatie op een overzichtelijke aan de juiste gebruiker gepresenteerd. ARIADNE heeft een dermate flexibele analyseomgeving dat vanuit meerdere invalshoeken gerapporteerd kan worden. Door de concurrerende prijs, is het mogelijk om verder te investeren in de ontwikkeling van de Business Intelligence. Samen met de BI4U consultants worden slimme oplossingen gezocht zodat de focus bij ziekenhuizen kan liggen op het beheersen en verbeteren van hun processen.