Juryrapport Dutch BI Award 2015

Een intelligente, wendbare organisatie

In de afgelopen jaren heeft het vakgebied Business Intelligence (BI) zich sterk ontwikkeld. Het wordt steeds vaker ingezet als instrument om stapsgewijs verbeteringen door te voeren maar ook om te innoveren.

Waar tien jaar geleden de nadruk lag op de inzet van slimme technologie om data te ontsluiten met vooral als doel de organisatie beter te begrijpen, wordt tegenwoordig expliciet gezocht naar een uitgekiende combinatie van slim organiseren én het structureel toepassen van data analytics in ketenprocessen. Toenemende turbulentie en onzekerheid waaronder organisaties tegenwoordig opereren zijn de belangrijke aandrijvers hiervan. Dat maakt dat toekomstige ontwikkelingen steeds lastiger kunnen worden opgemerkt. De resterende tijd voor de organisatie om te reageren is dan kort, veelal te kort. Een adequaat ingerichte Business Intelligence helpt de organisatie om zo snel mogelijk goed geïnformeerd te zijn; het slim organiseren en herontwerpen van processen zijn voorwaarden om snel te kunnen reageren. Snel geïnformeerd zijn en korte reactietijden zijn de twee kerncondities voor een intelligente, wendbare (agile) organisatie.

Kortom: het het accent ligt op het doelbewust creëren van een intelligente, datagedreven en wendbare organisatie. De drie genomineerden voor de Dutch BI Award 2015 vormen hiervan uitstekende voorbeelden.

Gemeenschappelijk: innoveren en continu verbeteren met data

Er bestaat een sterke correlatie tussen betere financiële prestaties, het toepassen van BI én het ambitieniveau van een organisatie. Een hoger ambitieniveau vraag een meer integrale aansturing van Intelligence. Hoe hoger het ambitieniveau, hoe nauwer de samenwerking moet zijn tussen de disciplines van Business Intelligence, Data Management, Verandermanagement, Innovatiemanagement en Strategisch Management. Uiteindelijk, op het hoogste ambitieniveau, vallen deze managementactiviteiten vrijwel volledig samen. Pas dan kan een organisatie zich met recht ‘intelligent’ noemen. De drie genomineerde organisaties hebben elk op eigen wijze laten zien dat ze die integrale aanpak uitstekend hebben weten toe te passen.

Naast deze overeenkomsten heeft de jury uiteraard ook verschillen waargenomen tussen de genomineerden en na rijp beraad heeft de jury als ‘Slimste organisatie van Nederland 2015′ uitgeroepen:

De winnaar: Veiligheidsregio Noord-Holland-Noord

De Veiligheidsregio NHN, ontwikkelde in samenwerking met een team van cardiologen van het Medisch Centrum Alkmaar, de meldkamer en ambulancezorg een slim dashboard waar data uit verschillende bronnen samenkomt voor analyse en visualisatie. Daarmee wist de veiligheidsregio grote tijdwinst te boeken bij de acute hartinfarctzorg. De Veiligheidsregio NHN verkortte de totale tijd van ‘Call to Balloon’ (operatie) met maar liefst 20 minuten (norm: 120 minuten). In een acute zorgketen waarin echt elke seconde telt is dat fenomenaal en levensreddend. En van groot maatschappelijk belang.

Kenmerken Veiligheidsregio NHN:

• Een systeem dat alle stappen van het proces achter elkaar plakt en inzichtelijk maakt
• Vanaf de Call in de meldkamer, de ritten van de ambulance tot de ziekenhuisoperatie
• Business Intelligence is bij de veiligheidsregio 100% gericht op continu verbeteren
• Verbeteringen met dashboard gericht op een snellere doorlooptijd bij acute zorg
• De totale tijd van ‘Call to Balloon’ (operatie) werd ingekort met maar liefst 20 min.
• In een keten waarin elke seconde telt is dat fenomenaal, innovatief en levensreddend

De jury was vooral onder de indruk van de samenhang waarmee de belangen van de organisatie, de maatschappij, medewerkers, ketenpartners en de burgers met elkaar verbonden werden door slim gebruik te maken van beschikbare data en nieuwe technologie. Ook prijst de jury het innovatieve gehalte van het ontwikkelde dashboard voor monitoring en de mogelijkheden die het biedt voor diepgaande analyses. Toen de Veiligheidsregio NHN er daardoor achter kwam dat het afleveren van de hartpatiënt bij de Eerste Hulp vertragend werkt, hebben ze niet lang geaarzeld om het proces om te gooien. Voortaan brengen ze de patiënt direct naar de juiste OK.

Treffend is dat de Veiligheidsregio NHN met relatief beperkte middelen een bijzonder grote impact heeft weten te realiseren. De jury vindt het daarbij een grote prestatie dat de veiligheidsregio de betrokken ketenpartners in dit initiatief heeft weten mee te krijgen. Het rendement op Business Intelligence is ondermeer daardoor erg groot. Tot slot heeft bij het toekennen van de prijs meegespeeld dat het dashboard zich ook buiten het vakgebied van de cardiologie en bij andere veiligheidsregio’s op grote belangstelling kan rekenen. De discipline neurologie van het Westfriesgasthuis in Hoorn heeft ook zo’n dashboard in gebruik genomen. Voor de behandeling van CVA-patiënten is tijd (’time is brain’) net zo’n cruciale factor. De focusgroep Acute Verloskunde van het AMC en VUmc willen voor acute geboortezorg ook een dergelijk systeem inrichten.

De twee andere finalisten

In alfabetisch volgorde.

Rituals Cosmetics

Rituals Cosmetics is dankzij een volwassen Business Intelligence organisatie en geavanceerde data analytics in staat om 1,6 winkels per week te openen. De doorgewinterde toepassing van en het rendement op BI oogst grote bewondering van de jury onder andere omdat de Retail gekenmerkt wordt door trial-and-error. De combinatie van vasthoudendheid en de dynamiek maakt dat Rituals dankzij BI verder kan opschalen in concurrentievoordeel en marktaandeel.

Kenmerken:

• Alle lagen van de organisatie zijn betrokken bij alle cijfers, analyses en forecasts
• Organisatiebreed draagvlak voor en implementatie van Business Intelligence
• Real-time data science als bron van informatie, maar vooral als bron van inspiratie
• Focus ligt niet op wat er slecht gaat, maar op wat er beter kan
• Een gedegen sociale infrastructuur en datagedreven wendbaarheid
• Rituals kan hiermee topprestaties leveren o.a. opent ze 1,6 winkels per week

De jury prijst Rituals, dat haar visie op het vakgebied BI daadwerkelijk heeft weten om te zetten naar sturing op de juiste cijfers en één versie van de waarheid. Ook de eerste stappen op het gebied van voorspellende modellen die worden ingezet voor capaciteitsplanning zijn veelbelovend. Een prestatie van formaat waar menige retailer met schuine ogen naar zal kijken. Waarbij de combinatie van zachte inspiratie en harde feiten in het bijzonder opvalt en dat verdient volgens de jury dat juist die twee elementen nog dichter bij elkaar moeten worden gebracht. De jury moedigt Rituals daarnaast aan om de stappen die zijn gezet een vervolg te geven en Business Intelligence nog beter in te bedden in de winkelorganisatie om zodoende bottom-up sturing en lokaal ondernemerschap nog meer te stimuleren.

Tempo-Team

Business Intelligence is binnen Tempo-Team, onderdeel van de Randstad Groep Nederland, ondermeer visueel gemaakt in een gebruiksvriendelijke app, de SalesNavigator. Die zorgt voor slimme matching van kandidaten met werkgevers. De toegankelijkheid van de app maakt dat data voor iedereen eenvoudig te duiden en te interpreteren is. Met de inzichten die daaruit voortvloeien zijn alle medewerkers empowered om de match tussen werkzoekenden en werkgevers elke dag weer verder te optimaliseren, integraal en kort cyclisch. En dat is in een sterk veranderende markt noodzakelijk maar ook moedig.

Kenmerken:

• Tempo-Team levert data aan die voor iedereen te duiden en te interpreteren is
• De inzichten die daaruit voortvloeien maken alle werknemers empowered
• Hierdoor komt een betere match tussen werkzoekenden en werkgevers tot stand
• Continue verbetering: elke dag weer verder optimaliseren, integraal en kort cyclisch
• Er is een belangrijke stap gezet naar een meer Data Driven Randstad
• Qua omvang een olietanker, tegelijk vertoont ze gedrag van een wendbare speedboot

Het innovatieve gehalte van de ontwikkelde app met achterliggend een open source data-infrastructuur, en intercedenten die de data consequent gebruiken voor slimmere matching, maakt dat Tempo-Team zich volgens de jury met recht een intelligente, lerende organisatie mag noemen.

In een markt waar felle concurrentie woedt en demografische verschuivingen zich in een steeds sneller tempo aandienen vindt de jury het lovenswaardig en moedig dat Tempo-Team gekozen heeft om serieus te investeren in Business Intelligence. En zich met BI te wapenen tegen de steeds groter wordende wisselvalligheid om zodoende stabiliteit en ook groei in de business te creëren. De visie die daaraan ten grondslag ligt – een datagedreven Tempo-Team – kan volgens de jury alleen maar betekenen dat de organisatie het juiste pad is ingeslagen. Te meer daar de bevlogenheid om mensen aan een baan te helpen groot is. Daarom ziet de jury de nominatie van Tempo-Team voor de titel Slimste organisatie van Nederland als een stimulans om Business Intelligence verder bedrijfsbreed (alle disciplines) te ontwikkelen en te verfijnen.

Het juryproces

1. De verkiezing van de ‘Slimste organisatie van Nederland 2015’ is gestart in het voorjaar van 2015 met het openstellen van de verkiezing voor de kandidaten.
2. Een lijst met ruim 80 criteria, waaraan een gezelschap van wetenschappers en Business Intelligence experts heeft meegewerkt, dient als meetlat waarlangs de kandidaten worden gelegd. Deze lijst omvat onder meer criteria die blootleggen in welke mate informatie grondig en integraal wordt geanalyseerd en gebruikt om bedrijfsresultaten daarmee continu en blijvend te verbeteren en te innoveren. Op alle niveaus in de organisatie. Niet als eenmalige exercitie, maar het continu bouwen aan een bedrijfsbrede informatie-infrastructuur, zowel in technologisch als bedrijfsmatig opzicht.
3. De kandidaten hebben zich vanaf het voorjaar 2015 aangemeld via deze site, hiertoe opgeroepen door diverse publiciteitsinitiatieven. Aanmelding bestond uit het invullen van een uitgebreide vragenlijst die is gebaseerd op de jurycriteria, alsook meer algemene bedrijfsinformatie en een motivatie. Dit heeft geleid tot een totaal van 59 aanmeldingen op het moment van de sluiting van de inschrijving op 31 augustus 2015.
4. Diverse selectierondes brachten het aantal kandidaten terug tot zes. Die zijn vervolgens uitgenodigd voor de auditie: een presentatie plus ondervraging door de jury. De auditie vond plaats op 7 oktober jl. in de Restaurant Belle van Zuylen te Utrecht.
5. Een uitgebreide nabespreking en analyse heeft vervolgens geleid tot een shortlist van drie finalisten: Veiligheidsregio Noord-Holland-Noord, Tempo-Team en Rituals Cosmetics.

Over de jury

De onafhankelijke en deskundige jury staat onder voorzitterschap van Menno Lanting, auteur van onder meer ‘De Slimme Organisatie’ en ‘Olietankers en speedboten’. In de jury hebben verder zitting: Daan van Beek, oprichter en managing director van de Passionned Group en auteur van onder meer ‘De Intelligente Organisatie’; Rens de Jong, presentator bij BNR Nieuwsradio; mr. Leo Kerklaan, associate partner bij de Passionned Group en auteur van onder meer het boek ‘De Cockpit van de Organisatie’; dr. Lotte Willemsen, lector aan de Hogeschool Utrecht en onderzoeker op het gebied van Electronic Word of Mouth, Prof. Dr. Piet M.A. Ribbers, hoogleraar Bestuurlijke Informatiekunde en verbonden aan de Tilburg School of Economics and Management; Gerard Struijf MBA RM, CMO BrainStax BV, mede oprichter van H3ROES, ambassadeur van het Platform voor Klantgericht Ondernemen en publicist van boeken en artikelen over klantgerichtheid, BI en CRM; Ricardo Weewer, voormalig directielid van de Brandweer Amsterdam-Amstelland, winnaar van de Dutch BI Award 2013.