Rapporteren is nu kinderspel voor Marskramer

De uitdaging

‘Ken je het verhaal van de knikkers?’, vraagt Henk Kooij, IT-manager bij Marskramer. ‘Een zakje knikkers kost 99 cent. Bedenk maar eens hoeveel marge daar op zit, dan weet je meteen hoeveel knikkers wij moeten verkopen.’ Om verkoop te stimuleren en vraag en aanbod bij elkaar te brengen, is het hebben van marktkennis essentieel. Wat wil de consument? Welke producten lopen goed? Welke niet? Zijn de prijzen goed? Business Intelligence helpt bij het beantwoorden van deze vragen.

Steeds grotere hoeveelheid data

De Business Intelligence software die Marskramer al vanaf 2000 gebruikte voldeed tien jaar later echter niet meer. De steeds groter wordende hoeveelheid data kon amper nog verwerkt worden, waardoor er een beroep werd gedaan op de eigen creativiteit en er veel met Excel werd gewerkt. Daarbij wilden de gebruikers verdergaande analyses maken dan met het bestaande systeem mogelijk was. Aangezien bij een upgrade van het bestaande systeem alle rapporten verloren zouden gaan, werd er ook gekeken naar een nieuwe oplossing.

We kwamen steeds weer uit bij één oplossing

Fred Nieuwets, projectleider en reeds 23 jaar werkzaam voor Marskramer: ‘We hebben verschillende oplossingen bekeken, maar we kwamen steeds weer uit bij één en dezelfde oplossing. Nadat een business case werd uitgevoerd, waarbij de pijnpunten duidelijk naar boven kwamen en de analyses die gedaan moesten worden goed in kaart waren gebracht, besloot Henk Kooij over te gaan tot aanschaf van een nieuwe BI tool.

De oplossing

Binnen vier maanden was de tool geïmplementeerd en het datawarehouse omgezet naar de nieuwe tool. Er werd meteen al een aantal ‘quick-wins’ behaald. Door de combinatie met het nieuwe kassasysteem zijn de kassagegevens ‘near real time’, dat wil zeggen met een tijdsverschil van een kwartier, inzichtelijk geworden. Het is meteen duidelijk welke producten het goed doen, welke winkels het goed doen en welke winkels achterblijven.

Drie stromen komen bij elkaar

‘Er zijn drie stromen die het grootste deel van de input leveren voor de analyses. Ten eerste is dat logistiek, zoals goederenontvangst, prijswijzigingen, correcties en nota’s. Ten tweede gaat het om de kassa’s; verkopen en voorraadbeheer in de winkels en voorraadcorrecties. De derde belangrijke informatiestroom komt van de webshop’, vertelt Kooij.

Nerveus van de cijfers van gisteren

‘Voorheen konden we pas aan het eind van de week de cijfers van afgelopen week analyseren. Toen ik tegen mijn leidinggevende zei dat hij met de gegevens van halverwege de dag al de omzet in de avond kan voorspellen, wilde hij dit voorlopig niet. ‘Ik word soms al nerveus van de cijfers over gisteren’, zei hij’, lacht Kooij. Daarnaast werden ook de datakubussen, verzamelingen van gegevens waarin dwarsdoorsneden kunnen worden gemaakt, sneller inzichtelijk. Voorheen was het verwerken van de data alvorens er een kubus van te kunnen maken een langdurig proces, met het nieuwe systeem gaat dit een stuk sneller.

Gebruik door de gehele organisatie

De tool wordt nu zowel op het hoofdkantoor als daarbuiten gebruikt door zo’n dertig mensen die werkzaam zijn bij directie, inkoop, verkoop, financieel, logistiek en merchandising, marketing en IT. Verder zijn er een aantal trainingen verzorgd voor de gebruikers die analyses tot op de diepste laag moeten maken. Dit zijn met name medewerkers van logistieke, merchandising- en marketingafdelingen.

De grootste voordelen zijn

De business intelligence-tool wordt inmiddels intensief gebruikt. De grootste voordelen zijn vooral gelegen in:

• Near real time analyses
• Object georiënteerd, elke gebruiker kan allerhande rapportages maken
• Rapporteren gaat makkelijker
• Eenduidige informatie
• Performanceverbetering, rapportages maken kost minder tijd
• Overzicht in één keer, vroeger waren daar twee tot drie stappen voor nodig

Verschillende versies van de waarheid

‘Voorheen kregen we verschillende versies van de waarheid uit de systeemrapportage. Doordat er nu maar één versie van de waarheid is kunnen er makkelijker beslissingen genomen worden. Een product doet het bijvoorbeeld heel goed in de aanbieding, maar misschien doet dat product het wel net zo goed als het niet in de aanbieding is. Dat is nou nuttige informatie.’ aldus Henk Kooij.

Wilt u meer informatie over deze klantcase, neem dan contact op met Corien van Rijn (auteur) van Microstrategy.