Een integrale benadering van Enterprise Information Management

Productiviteit nog nooit zo hoog geweest

De effecten daarvan op werknemers zijn opmerkelijk. De productiviteit is nog nooit zo hoog geweest. Inkopers kunnen overal ter wereld producten bestellen zonder hun werkplek te hoeven verlaten. Verkopers hebben toegang tot markten die ooit onbereikbaar waren. De hoeveelheid informatie die wordt verzameld over klanten, concurrenten en markten, is van ongekende omvang.

Maar van tijd tot tijd bekruipt ons het gevoel dat al deze veranderingen te snel zijn gegaan voor de tools die we in het dagelijkse werk gebruiken. Graag wil ik mijn gedachten over dit belangrijke onderwerp delen met u en andere besluitvormers en IT-professionals.

Het probleem is tweeledig

• Ten eerste is er de overbelasting door informatie. Gegeven de eindeloze stroom gegevens die elke seconde, dag na dag wordt gegenereerd, is de kernvraag: hoe kunnen we dat bijbenen? En in ons streven om bij te blijven, dient zich meteen de volgende vraag aan: hoe blijven we gefocust op de werkzaamheden die het belangrijkst zijn en de meeste waarde opleveren?
• Ten tweede is er het verschijnsel dat ik ‘informatieonderbelasting’ noem. We worden overspoeld met informatie maar dat wil nog niet zeggen dat we de tools hebben om deze informatie effectief te benutten.

Bedrijven betalen een hoge prijs voor deze informatiegerelateerde over- en onderbelasting. Volgens schattingen besteden informatiewerkers niet minder dan 30 procent van hun tijd aan het zoeken van informatie; de hiermee gemoeide kosten ten gevolge van verloren productiviteit bedragen $18.000 per jaar per medewerker. Intussen voorspelt de University of California, gevestigd in Berkeley, dat de hoeveelheid digitale gegevens die we opslaan, in de komende twee jaar bijna zal verdubbelen.

Het vinden van een goede oplossing

Het vinden van een oplossing voor het probleem van de informatieoverbelasting en -onderbelasting is daarom des te belangrijker. Gelukkig is er nu een nieuwe generatie technologie-innovaties die het pad effent voor oplossingen waarmee het een stuk eenvoudiger wordt om snel relevante informatie te vinden. Op basis daarvan kunnen we gefundeerde beslissingen nemen en de resulterende kennis meteen delen met anderen, zowel binnen als buiten de onderneming. Maar met alleen betere zoekfuncties hebben we het probleem nog niet opgelost. Wat we nodig hebben, is een integrale benadering van enterprise information management, die alle aspecten van het informatieproces (creëren, verzamelen, gebruiken) bestrijkt en organisaties helpt het potentieel van hun investeringen in zowel informatie als mensen ten volle te benutten.

Bepalende factoren voor zakelijk succes

Naarmate deze oplossingen meer en meer hun weg naar de markt vinden, mogen we verwachten dat de voor zakelijk succes bepalende factoren belangrijke verbeteringen ondergaan. Software die het zoeken, verwerken en delen van bedrijfsinformatie stroomlijnt, zal ons in staat stellen de relaties met klanten te bestendigen, in hoger tempo te innoveren, de operationele activiteiten te verbeteren en flexibeler verbindingen tot stand te brengen met partners en leveranciers.

Einde aan informatieonderbelasting/-overbelasting

Om de belofte van deze nieuwe generatie oplossingen waar te maken, richt Microsoft Business Intelligence zich op de ontwikkeling van software die tegemoet komt aan specifieke bedrijfsprioriteiten:

• Productiviteit: informatiemoeheid is een onvermijdelijk gevolg van informatieoverbelasting. Wij werken aan de ontwikkeling van tools waarmee informatiewerkers prioriteiten kunnen stellen binnen hun werk en zich kunnen concentreren op werkzaamheden die echt belangrijk zijn. Tevens werken wij aan de ontwikkeling van uniforme communicatieoplossingen die centraal toegang bieden tot alle tools die we gebruiken voor communicatie met collega’s en klanten.
• Samenwerking: dankzij nieuwe vergadertechnologieën kunnen eenvoudig, en tegen lage kosten, gedistribueerde vergaderingen worden belegd en zijn veelzijdige tools beschikbaar waarmee medewerkers in teamverband kunnen werken aan het opstellen van documenten en plannen. Bovendien kunnen bedrijven alle interactie tijdens de vergaderingen vastleggen en zo bedrijfskennis registreren die tegenwoordig nog vaak verloren gaat.
• Business intelligence: informatiewerkers zullen dagelijks werken met krachtige, intuïtieve BI software die geavanceerde visualisering en modellering van informatie ondersteunt, om betekenisvolle patronen te ontdekken in de enorme hoeveelheid gegevens die zij verzamelen. Deze software zal medewerkers ook helpen om op basis van de verworven inzichten processen in gang te zetten waardoor organisaties snel kunnen inspelen op veranderende omstandigheden.
• Optimalisatie werkstromen: slimmere werkstroomsoftware elimineert eventuele ongerijmdheden die snelheid van handelen in de weg staan. Deze tools automatiseren niet alleen het proces van fiatteringen, waarschuwingen en uitzonderingen, maar zijn ook in staat inefficiënties te herkennen in bestaande processen en verbeteringen aan te brengen.

Microsoft besteedt ook speciale aandacht aan het probleem van toegang tot bedrijfsinformatie. In een wereld waar informatie op desktop, intranet of web opgeslagen kan zijn en waar medewerkers aan de andere kant van de wereld hun werkplek kunnen hebben, is probleemloze toegang tot bedrijfsinformatie een grote uitdaging.

Verder dan conventionele BI tools

Belangrijk uitgangspunt is dat we een stap verder moeten gaan dan de conventionele tools die tegenwoordig worden gebruikt om informatie te zoeken op het web en elders. Software moet meer zijn toegesneden op de manier waarop informatie binnen de onderneming wordt vergaard en opgeslagen, zodat alle soorten gestructureerde en ongestructureerde bedrijfsinformatie kunnen worden doorzocht – uiteenlopend van e-mails tot informatie in bedrijfsapplicaties en gegevens in bedrijfsdatabases. Deze software dient te worden gebaseerd op een zoekmachine met algoritmen en functies, die speciaal zijn ontworpen voor het ontsluiten van bedrijfsinformatie, zodat relevantie en zoekresultaat tegemoet komen aan de behoeften van zakelijke gebruikers.

Veel verschillende databronnen

Ondernemingsbreed zoeken is slechts één aspect van de oplossing. Eén van de grootste belemmeringen voor informatietoegang binnen de onderneming is de omstandigheid dat gegevens vaak in veel verschillende bronnen zijn opgeslagen. Dit leidt tot ergerlijk inefficiënte processen waarbij informatiewerkers veel handelingen moeten verrichten – huidige applicatie verlaten, andere applicatie openen, gegevens zoeken, deze noteren op een vel papier, weer terugkeren naar de oorspronkelijke applicatie – om zo’n simpele taak als het verzenden van een e-mail aan een klant uit te voeren. Dit werkt als een rem op de productiviteit. Microsoft heeft zich ten doel gesteld oplossingen op de markt te brengen die informatiewerkers via één uniforme methode toegang bieden tot bedrijfsinformatie, ongeacht waar deze is opgeslagen en zonder dat zij de applicatie hoeven te verlaten waarmee zij op dat moment werken, zodat zij gefundeerde beslissingen kunnen nemen en sneller actie kunnen ondernemen.

Kennis van medewerkers

Een andere uitdaging waarmee alle organisaties zich geconfronteerd zien, is het vinden van wegen om de kennis van medewerkers ten volle te benutten. Volgens sommige schattingen is 80 procent van de expertise binnen de gemiddelde organisatie ongedocumenteerde ‘stilzwijgende kennis’ die lastig te traceren is. Oplossingen van de volgende generatie zullen informatiewerkers in staat stellen een beroep te doen op netwerken van materiedeskundigen die hen kunnen assisteren bij de uitvoering van specifieke taken.